Zmiany w realizacji programu „Go to Brand” pomogą w sytuacji, kiedy poniosłeś koszty przygotowania do uczestnictwa w wydarzeniach, które zostały odwołane lub przesunięte w czasie, a nie możesz ich odzyskać. Mogą to być koszty biletów lotniczych, rezerwacji miejsc noclegowych czy rezerwacji stoiska wystawienniczego na targach.

Nowe zapisy pozwalają wnioskować o wydzielenie dwóch etapów realizacji projektu. W zależności od sytuacji podział zadań w projektach może wyglądać tak, jak w wariantach przedstawionych poniżej.

1. Targi, w których zamierzałeś wziąć udział zostały definitywnie odwołane?

Zawnioskuj o wydzielenie dwóch etapów rozliczenia projektu, z których każdy otrzyma odrębną nazwę wskaźnika dla kwoty ryczałtowej i rodzaj dokumentów potwierdzających jego osiągnięcie. W pierwszym nastąpi zwrot kosztów jakie poniosłeś, a których pomimo starań nie możesz odzyskać. W drugim zostanie uwzględniony pozostały budżet przewidziany w ramach zadania, który możesz zamienić na nowe targi.

Etap I. Przygotowanie do udziału w imprezie targowej

W ramach tego zadania możesz rozliczyć takie koszty przygotowania do udziału w imprezie targowej jak:

• bilety lotnicze,
• rezerwacje hoteli,
• rezerwację miejsca wystawowego na targach.

Wysokość kwoty ryczałtowej dla etapu I zostanie wyliczona w oparciu o kwoty wskazane przez Ciebie w pierwotnie wyliczonej kalkulacji zadania we wniosku o dofinansowanie.

Przykład:

We wniosku o dofinansowanie dokonałeś kalkulacji wyjazdu na targi, w ramach których planowałeś kupić 3 bilety lotnicze, każdy po 1000 zł, zarezerwować miejsca noclegowe po 500 zł za każdą z osób oraz dokonać rezerwacji miejsca wystawowego, którego koszt wynosił 20 000 zł.

W sumie etap I obejmowałby koszty w kwocie 24 500 zł i ta kwota zostanie wskazana jako kwota ryczałtowa należna za etap I.

Żeby potwierdzić osiągnięcie wskaźnika, złóż dokument potwierdzający zakwalifikowanie się Twojej firmy do udziału w imprezie targowej – np. e-mail otrzymany od organizatora targów lub komunikat z systemu zgłoszeniowego organizatora targów.

Dostarczenie takiego dokumentu będzie dla nas potwierdzeniem, że mogłeś rozpocząć przygotowania do udziału w targach (zakupić bilety, zarezerwować noclegi czy powierzchnię wystawienniczą).

Etap II. Udział w imprezie targowej

Wysokość kwoty ryczałtowej dla etapu II będzie stanowiła różnicę pomiędzy kwotą ryczałtową przyznaną w umowie dla danego zadania a kwotą wydzieloną dla etapu I.

Budżet jakim będziesz dysponował w ramach etapu II możesz wykorzystać na nowe targi, których realizacja przyczyni się do osiągnięcia zaplanowanych wskaźników rezultatu, tj.:

• zawartych kontraktów,
• przychodów ze sprzedaży produktów będących przedmiotem eksportu.

Osiągnięcie wskaźnika potwierdzisz składając wpis do katalogu targowego oraz dokumentację fotograficzną (taka sama dokumentacja, jaka była wymagana dotychczas).

Jeśli nie chcesz dobierać dodatkowych targów, możesz zawnioskować o rezygnację z realizacji etapu II. W takim przypadku pozostały budżet przewidziany na realizację tego zadania obniży wartość całego projektu.

1. Targi, w których zamierzałeś uczestniczyć zostały przesunięte na później?

Zawnioskuj o wydzielenie dwóch etapów. Podobnie jak w przypadku targów odwołanych, tak i w przypadku targów przesuniętych w czasie zadanie zostanie podzielone na dwa etapy, a każdy z nich otrzyma odrębną nazwę wskaźnika dla kwoty ryczałtowej i rodzaj dokumentów potwierdzających jego osiągnięcie.  W pierwszym z nich nastąpi zwrot kosztów, jakie już poniosłeś – będziesz miał możliwość wcześniejszego odzyskania wydatków poniesionych na targi lub rozliczenia zaliczki. W drugim etapie zostanie uwzględniony pozostały budżet przewidziany na to zadanie.

Etap I. Przygotowanie do udziału w imprezie targowej

W ramach tego zadania możesz rozliczyć koszty poniesione na przygotowania do udziału w imprezie targowej, takie jak:

• bilety lotnicze,
• rezerwacje hoteli,
• rezerwację miejsca wystawowego na targach.

Wysokość kwoty ryczałtowej dla etapu I zostanie wyliczona w oparciu o kwoty wskazane przez Ciebie w pierwotnie wyliczonej kalkulacji zadania we wniosku o dofinansowanie.

Przykład:
We wniosku o dofinansowanie dokonałeś kalkulacji wyjazdu na targi, w ramach których planowałeś zakupić 3 bilety lotnicze, każdy po 1000 zł, zarezerwować dla tych osób miejsca noclegowe po 500 zł za każdą z osób oraz dokonać rezerwacji miejsca wystawowego, którego koszt wynosił 20 000 zł.

W sumie etap I obejmowałby koszty w kwocie 24 500 zł i ta kwota zostanie wskazana jako kwota ryczałtowa należna za etap I.

Żeby potwierdzić osiągnięcie wskaźnika, złóż dokument potwierdzający zakwalifikowanie się Twojej firmy do udziału w imprezie targowej, na podstawie którego miałeś pewność, że dostałeś się na targi (np. e-mail otrzymany od organizatora targów, komunikat z systemu zgłoszeniowego organizatora targów).

Dostarczenie takiego dokumentu będzie dla nas potwierdzeniem, że mogłeś rozpocząć przygotowania do udziału w targach (zakupić bilety, zarezerwować noclegi, czy powierzchnię wystawienniczą).

Etap II. Udział w imprezie targowej

W drugim etapie zostaną uwzględnione pozostałe koszty udziału w przesuniętej w czasie imprezie targowej. Wysokość kwoty ryczałtowej dla etapu II będzie stanowiła różnicę pomiędzy kwotą ryczałtową przyznaną w umowie dla danego zadania a kwotą wydzieloną dla etapu I.

Osiągnięcie wskaźnika potwierdzisz przez złożenie wpisu do katalogu targowego oraz dokumentacji fotograficznej, czyli tak samo jak w dotychczasowych wymogach.

Kto może wnioskować o podział zadania na etapy?

O zmiany można wnioskować tylko w przypadku spełnienia poniższych warunków:

• zmiana dotyczy wyłącznie odwołanych lub przesuniętych w czasie imprez targowych

UWAGA! Nie ma możliwości wprowadzenia takiego rozwiązania w przypadku zadań związanych z organizacją misji gospodarczych oraz innych zadań przewidzianych w projekcie.

• Zobowiązanie na imprezę odwołaną lub przesuniętą w czasie nastąpiło przed 11 marca 2020 r.
• koszty poniesione w związku z odwołanymi/przesuniętymi targami, pomimo podejmowanych czynności nie zostały odzyskane
• kalkulacja „Szczegółowy budżet projektu”, przedstawiona we wniosku o dofinansowanie, umożliwia wyliczenie kosztów: zakupu biletów lub rezerwacji miejsc noclegowych lub rezerwacji powierzchni wystawienniczej.

UWAGA! Szczegółowość wyliczenia kwoty ryczałtowej dla etapów musi pozostać taka sama, jaka była zachowana dla kwoty ryczałtowej dla całego zadania. W przypadku, gdy kalkulacja zadania została wykonana w sposób ogólny i nie ma możliwości wydzielenia kosztów, nie możesz skorzystać z wydzielenia etapów w ramach zadania.

Przykład:
Poniosłeś koszty zakupu biletów lotniczych na odwołane targi/przesunięte w czasie i chcesz ich koszt uwzględnić w etapie I. Jeśli kalkulacja kosztów we wniosku o dofinansowanie została przedstawiona jako: „koszt podróży służbowych – 7 000 zł”, to ze względu zbyt wysoką ogólność nie daje możliwości wydzielenia kosztu zakupu biletów lotniczych. W takiej sytuacji nie możesz ubiegać się o podział zadania na etapy.

Jak zawnioskować o wprowadzenie do umowy jednego z powyższych rozwiązań?

Wprowadzenie zmiany do umowy jest możliwe pod warunkiem, że umożliwi osiągnięcie zaplanowanych wskaźników rezultatu (przychody, kontrakty) na najwyższym możliwym poziomie. Jeśli już teraz widzisz realne zagrożenie dla osiągnięcia ich wartości docelowych – zweryfikuj metodologię i przedstaw dokumenty świadczące o konieczności jej zmiany. Indywidualnie dla każdego projektu dokonamy analizy zasadności wprowadzenia zmiany i jeśli zostanie ona potwierdzona, przygotujemy odpowiedni aneks do umowy o dofinansowanie.

Zaproponowane rozwiązania będą wprowadzane do umów w formie aneksów wyłącznie na Twój indywidualny wniosek. Składając wniosek o zmianę będziesz zobowiązany do udowodnienia, że wnioskowane zmiany spowodowane zostały czynnikami związanymi z wystąpieniem pandemii COVID-19, na które nie miałeś wpływu.

Do wniosku o zmianę musisz załączyć:

• informację, że data powstania zobowiązania do udziału w tych targach powstała przed 11 marca 2020 r.,
• dokumentację, która potwierdzi, że dochowałeś należytej staranności i w odpowiednim czasie podejmowałeś niezbędne działania służące odzyskaniu wydatków poniesionych w celu realizacji zadania odwołanego albo niemożliwego do zakończenia,
• w przypadku, gdy targi zostały odwołane i chcesz zamienić je na inne, załącz kalkulację kwoty ryczałtowej dla zamienianych targów w etapie II. Pamiętaj przy tym, że musi ona być wyliczona ex-ante (przed rozpoczęciem nowego zadania wprowadzanego do projektu) w oparciu o rzetelną, sprawiedliwą i racjonalną metodologię. Niezależnie od wartości szczegółowego budżetu, koszty zadania wprowadzonego do projektu nie mogą być wyższe niż koszty dotychczasowego etapu II.
• oświadczenia o kosztach poniesionych na przesunięte zadania spowodowane wystąpieniem COVID-19 (wg dołączonego wzoru). Pierwsze, gdy wnioskujesz o wprowadzenie zmian do umowy. Drugie, składając wniosek o płatność rozliczający podzielone zadanie.

UWAGA! Zapoznaj się z treścią oświadczenia, zgodnie z którą oświadczasz, że:

W przypadku odzyskania kosztów poniesionych na niezrealizowane zadania (etap I)  zwrócisz PARP środki otrzymane jako refundacja poniesionych kosztów.

Zobowiązujesz się, że:

Będziesz informować każdego roku (nie później niż do dnia 31 grudnia) o kwotach odzyskanych przez okres 3 lat od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność, w którym będzie rozliczany wydatek poniesiony na zadania niezrealizowane.

Wzór oświadczenia

Źródło: PARP