Przed przystąpieniem do opracowania każdego rodzaju planu energetycznego gmina powinna określić jakie działania w zakresie planowania energetycznego należy podjąć, uruchamiając w tym celu odpowiednie zasoby ludzkie. Przydatne jest, aby w gminie wyznaczono jednostkę odpowiedzialną za wstępne rozpoznanie istniejącej dokumentacji i zasobów danych w zakresie planowania energetycznego.

Pozwoli to na pozyskanie wiedzy niezbędnej do:

• podjęcia decyzji o opracowaniu dokumentu we własnym zakresie lub zleceniu opracowania firmie zewnętrznej,
• określenia zakresu SIWZ dla firmy zewnętrznej (jeżeli zostanie podjęta decyzja o zleceniu wykonania dokumentu),
• określenia zasobu danych wejściowych niezbędnych do opracowania planu energetycznego (jeżeli zostanie podjęta decyzja o wykonaniu opracowania we własnym zakresie),
• przedstawienia na etapie zamówienia potencjalnym wykonawcom danych, które są w posiadaniu gminy (dzięki temu koszt opracowania powinien być niższy); przykładowy wykaz danych i zasobów przedstawiono w załączniku 3,
• skrócenia trwania procesu tworzenia planu energetycznego.

Działania, które powinny być podjęte przed przystąpieniem do opracowania planu energetycznego powinny obejmować:

• identyfikację obszarów problemowych w gminie z zakresu: bezpieczeństwa energetycznego, środowiska, gospodarki, społeczeństwa, transportu wraz z uwzględnieniem ich w planie energetycznym,
• przegląd dokumentów planistycznych (strategicznych i operacyjnych) będących w interakcji z planowaniem energetycznym,
• przegląd struktury organizacyjnej urzędu celem identyfikacji interesariuszy procesu planowania,
• przegląd istniejących zasobów informacyjnych (np. baz danych o obiektach użyteczności publicznej) oraz określenie tych niezbędnych do uzupełnienia,
• określenie dostępności planów rozwoju przedsiębiorstw energetycznych funkcjonujących na terenie gminy,
• prognozę zaopatrzenia w media energetyczne terenów rozwojowych w gminie.

Po rozpoznaniu tych aspektów można podjąć decyzję o zakresie planowania energetycznego i sposobie realizacji planu energetycznego. Więcej informacji o tym zagadnieniu w Poradniku dla gmin do pobrania poniżej.